Reuniones eficaces.Soft y hard skills para sincronizar equipos tradicionales

Reuniones eficaces.Soft y hard skills para sincronizar equipos tradicionales

«Ni las finanzas, ni la estrategia ni la tecnología: el trabajo en equipo continúa siendo la ventaja competitiva decisiva porque es escaso y poderoso (…) Si consigues que toda la gente de una organización reme en la misma dirección, serás capaz de dominar cualquier sector industrial, en cualquier mercado, contra cualquier competencia, en todo momento».

P.Lencioni

El buen funcionamiento de un equipo, está fundado en un os principios sencillos.A menudo, lo son tanto, que no les prestamos suficiente atención por obvios.Dejamos que cada uno se posicione de la manera en que se sienta más cómo.Queremos dar libertad, queremos que todo el equipo se sienta cómodo.No queremos que nadie sienta que se desconfía de su criterio, de su capacidad, de su buen hacer,pero…¿por qué? ¿no es esto a caso, esta actitud un reflejo de nuestros propios temores?Si un compañero me sugiere un manera mejor de hacer, ¿por qué me ofende recibir su sugerencia?.¿Por qué no fui capaz de comunicar aquello que me parecía importante?¿Por qué las reuniones son interminables y rara vez se concluye?¿Has sentido alguna vez que participas en reuniones en las que eres totalmente prescindible?¿Qué porcentaje de reuniones a las que has acudido el último mes, tenía un orden del día claro, que te ha permitido preparar tu contenido?y así, un sinfín de preguntas que varían ligeramente en función de la cultura de tu organización, pero que siempre hacen evidente una gestión  ineficaz de tiempo y recursos.

En otras empresas, las reuniones son asépticas: carecen de emoción, de sentimiento, de implicación.Necesitamos tener confianza, libertad para discrepar.

El día que deje de discutir con mi equipo por cómo mejorar, por cómo ser mejores,por definir la mejor estrategia, diseñar la mejor metodología, será que ya no me motiva lo que estoy haciendo .Será momento de pasar a otra fase.

HAY CINCO SEÑALES BÁSICAS QUE NOS AVISAN DE QUE ALGO VA  MAL EN NUESTRO EQUIPO:

  1. Falta  de confianza entre miembros del equipo

Radica en la falta de predisposición de los miembros del equipo a ser vulnerables frente al grupo. Es necesario que todos hagamos un ejercicio de introspección y entendamos que el hecho de ser buenos profesionales no implica que seamos los mejores en hacer todas y cada una de las tareas que son necesarias para el buen desarrollo de nuestros trayectoria profesionales .Por lo tanto ,entendemos también que nuestra excelencia como profesionales se basa en el autoconocimiento, ser conscientes de nuestras fortalezas tanto como de nuestras carencias e intentar encontrar idealmente dentro del equipo de trabajo alguien perfiles complementarios

  1. Miedo al conflicto

Derivada de la falta de confianza. La falta de confianza hace que no permitamos discusiones acaloradas, apasionadas, serias sobre temas relativos a nuestros proyectos. Si no discutimos y no confrontamos diferentes puntos de vista no podemos enriquecernos como individuos y consecuentemente no podemos avanzar. El conflicto inicial nos permite consensuar la mejor manera de afrontar un tema determinado.

  1. Falta de compromiso

Derivada del temor al conflicto surge la falta de compromiso. Si no hemos expuesto nuestro punto de vista y no hemos llegado a un acuerdo consistente que reúna las mejores opciones propuestas por cada 1 de los miembros del equipo es complicado pensar que vamos a ser capaz de comprometernos con algo con lo que no estamos totalmente de acuerdo .Si nuestra aceptación no es total probablemente nuestro compromiso tampoco lo sea.

  1. Evitar responsabilidad

Derivada de la falta de compromiso. Si no estamos comprometidos con el plan de acción pactado nos vamos a implicar al 100%. Cuando veamos esa falta de implicación en otros compañeros tampoco vamos a ser capaces de exigir ningún otro tipo de conducta porque somos conscientes en primer lugar de nuestra falta de compromiso. Entre todos perderemos el foco del objetivo común.

  1. Poca atención a los resultados

Es suficiente con que 1 de los integrantes del equipo eluda sus responsabilidades. Sí sitúas tus necesidades individuales (ego desarrollo de carrera profesional, voluntad de reconocimiento, etc.…) o incluso a las necesidades del departamento, por encima de las metas colectivas del equipo , será imposible para el resto conseguir los resultados previstos en el que se contaba con una total implicación y foco de cada 1 de los integrantes

Y ESTA ES LA SOLUCIÓN QUE TE PROPONEMOS  EN  NUBALO

  • ¿Qué es?

Estas disfunciones, una derivada de otra, pueden solucionarse aplicando un ejercicio que permita y fomente la sincronización personal y profesional de todos los miembros de equipo .A este ejercicio, en realidad, una reunión, le hemos llamado SINCRO.Es una adaptación  del daily stand-up de scrum , tan utilizado por los desarrolladores,  con matices característicos que permiten adaptar la metodología al  día a día de la organización 

  • ¿Cómo se hace?

El equipo al completo se reúne diariamente para una actualización del estatus. De pie, siempre a la misma hora, mismas personas y en el mismo lugar, antes de arrancar la jornada.

  • ¿Por qué es una solución eficaz a problemas mencionados anteriormente?

Las Sincro, nos  permiten solucionar cada uno de los puntos enunciados anteriormente de una manera ejemplar, es decir , con ejemplos.Nos impone unos patrones de comportamiento, unos hábitos, concretos, que desarrollamos de una manera repetitiva, a diario, y además vemos el resultado a corto plazo.Esto último resulta motivador .Por el camino, «ordenamos» comportamientos y hábitos , tanto de  índole colectiva como individual, que dificultan que el equipo sea altamente productivo.Invirtiendo 15″ al día no está mal, ¿verdad?.

Por otro lado, debes plantearte que probablemente sea necesario modificar alguno de los patrones de comportamiento  de tu equipo, pero son modificaciones que a implican cambios menores y suelen ser demandadas por los propios integrantes del equipo.La implicación aparece en un estadio incipiente de la implantación de este tipo de reuniones.

Vayamos al grano: ¿Qué tienen las SINCRO, para asegurar que con ellas ganaremos la batalla  a las 5 disfunciones?

    • Ausencia de confianza entre miembros del equipo.
      • Mejora de la comunicación dentro del equipo
      • Se ponen de manifiesto los puntos en los que necesitamos ayuda, así como aquellos en los que un compañero puede ayudar al otro
      • Facilita la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo
      • Elimina la necesidad de invulnerabilidad 
    • Temor al conflicto.
      • Detección rápida de tareas no alineadas no prioritarias duplicadas
      • Cada miembro del equipo inspección del trabajo que los demás están realizando y puede proponer mejoras o modificaciones
      • Se comparte la evolución del proyecto
      • Destaca y promueve la toma de decisiones rápidas
    • Falta de compromiso.
      • Se visualizan los ritmos de cada 1 nadie señala con el dedo
      • Fomentar el aprendizaje de los miembros del equipo cuando ven como trabajan otros según su experiencia, hábito, skills, especialidad, etc.
    • Elusión de responsabilidades.
      • Cada miembro entiende las necesidades de los otros miembros del equipo respecto a su trabajo de manera que pueden colaborar y adaptar su trabajo para que den el máximo valor y evitar tareas que no proporcionan ningún beneficio al resto del equipo
    • Falta de atención en los resultados.
      • Se identifican los impedimentos a tiempo
      • Ayuda a evitar reuniones tradicionales
      • Aumenta la productividad y se potencia el compromiso de equipo dado que cada miembro ex pone delante del resto
  • ¿Para qué?

1.Eliminar la  necesidad de sentirse invulnerable, fomentando así la confianza entre  los miembros del equipo .

2.Conseguir un entorno de armonía real, donde todos  los miembros del equipo puedan compartir su punto de vista abiertamente y la discusión sea entendida como un proceso de crecimiento que tiene como objetivo entregar una resultado grupal que recoge lo mejor de cada uno de los integrantes del equipo.

3.Claridad y transparencia en las comunicaciones.Fluidez y agilidad en las comunicaciones y transferencia de información.

4.Asegurar la búsqueda de la excelencia en equilibrio con la agilidad,  en todos los procesos, propuestas, desarrollos, proyectos, del equipo.Todos debemos estar en continuo crecimiento y aprendizaje, siempre.

5.Compartimos con  nuestro equipo un objetivo común que es prioritario para todos y nos garantiza el éxito en un proyecto concreto.

 

reunión SINCRO

  • Recomendaciones:
    • Se realiza por la mañana y se define el contexto para el resto del día
    • Siempre en el mismo lugar si es físico
    • Siempre a la misma hora
    • Duración:15”
    • De pie: reducimos complejidad y enfocamos al equipo a tres puntos concretos
    • Todo el equipo implicado está presente.
    • Todos los presentes hablan
    • Hay un tablero, archivo, Excel, Asana, Planner,Trello, etc colaborativo, dónde se registra la evolución del proyecto. Este tablero se actualiza a diario
  • Restricciones:
    • No hay un reporte como tal
    • No es para resolver problemas. Únicamente se enuncian y se resuelven después.
  • Participantes:
    • Un responsable de cada área implicada en el proyecto con capacidad de decisión. Es la misma persona a lo largo del proyecto.
    • Orden de participación: el último en llegar es el primero en hablar.
  • Contenido:

Se responde por este orden, de manera concreta a estos tres puntos:

    • Qué impedimentos he encontrado en mi trabajo desde la última SINCRO
    • Qué hice ayer
    • Qué haré hoy.
  • Beneficios de la SINCRO:
    • Acelera el día a día
    • Nos da pautas para ser más eficaces
    • Fuerza el trabajo en equipo
    • Mejora las relaciones interpersonales

 

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